Projektbericht: Optimierung der internen Supply Chain durch Anwendung des SCOR-Modells

Dieses Projekt wurde für ein Großhandelsunternehmen durchgeführt, das im Wesentlichen mit Einwegartikeln handelt. Als selbstständige Teilbereiche sind in dem Unternehmen die Funktionen Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Distribution, Einkauf, Lagerhaltung und Rechnungswesen definiert. Der Bereich Rechnungswesen wurde in diesem Projekt nicht gesondert analysiert, da dieser nicht Gegenstand der zu betrachtenden internen Supply Chain ist.

 

Das Unternehmen verfügt über ein ERP-System, welches in Teilbereichen an die Prozesse angepasst wurde. Eine kontinuierliche und strategische Weiterentwicklung der internen Supply Chain bzw. deren Anpassung und Optimierung fanden nicht statt, so dass das Unternehmen durch eine heterogene und nicht synchronisierte interne Supply Chain verschiedene Verlustquellen, unter anderem in den Prozessen und der Lagerhaltung hatte. Zielsetzung dieses Projekts war die Gestaltung einer optimierten internen Supply Chain, welche eine zutreffende Beschreibung und Synchronisation der Prozesse beinhaltet, die Entwicklung zugehöriger Stellenbeschreibungen der Akteure ermöglicht sowie Vorgaben und Basisdaten für ein hiernach durch einen EDV-Dienstleister zu erstellendes Lastenheft zur entsprechenden Anpassung des ERP-Systems liefert.

 


Vorgehensweise

Es wurde zunächst eine Ist-Aufnahme aller Prozesse vorgenommen, gefolgt von einer Analyse des Ist-Zustandes sowie einer Bewertung des Ist-Zustandes. Im Anschluss wurde die Optimierung der internen Supply Chain des Unternehmens durch Anwendung des SCOR-Modells durchgeführt. Abschließend wurde die optimierte Supply Chain im Unternehmen implementiert.


Ist Aufnahme und Analyse
Für den untersuchenden Fall kam, auf Grund unpräziser Organisationsstrukturen und nicht bzw. nur teilweise vorhandener Stellen- und Prozessbeschreibungen, die Interviewmethode in Betracht. Hierbei handelt es sich um eine persönliche Befragung der handelnden Personen innerhalb des zu erhebenden Prozesses. Im Bereich der Analyse wurde festgestellt, dass die Mitarbeiter wegen ständiger Wechsel der Tätigkeitsbereiche, Wechsel von Hierarchieebenen, vorhandener Kommunikationsdefizite sowie teilweise fehlender Stellen- und Aufgabenbeschreibungen sich der Prozesse nicht bewusst waren, was sich in redundanten und nicht automatisierte Tätigkeiten dokumentierte. Ferner war die EDV-Ausstattung bzw. das vorhandene ERP-System nicht an die Unternehmensprozesse angepasst. Vielmehr zwang das ERP-System das Unternehmen, seine Prozesse an die Vorgaben des ERP-Systems anzupassen.


Bewertung
Die vorgenannten Analysen ergaben sich wiederholende Beschreibungen von Defiziten, welche bei ganzheitlicher Betrachtung als Symptome zu verstehen waren. Die Ursache für die beschriebenen Problematiken war hingegen in dem fehlenden Erkennen der Supply Chain als unternehmensumfassender Gesamtprozess zu sehen. Hieraus entstanden in der Folge Verlustrisiken, die sich aus Störungen in der Warenversorgung von Kunden, Informationslücken, nicht bedarfsgerechter Warenbeschaffung und damit überhöhter Kapitalbindung in Lägern, redundanten und nicht automatisierten Tätigkeiten als auch aus unzureichenden sowie teilweise nicht vorhandenen Prozess- und daraus unzureichenden Stellenbeschreibungen ergaben.


Optimierung der internen Supply Chain durch Anwendung des SCOR-Modells
Die Optimierung der internen Supply Chain des Unternehmens erfolgte in der Reihenfolge des hierarchischen Aufbaus des SCOR-Modells in den Ebenen 1 bis 4 (Kernprozesse, Prozesskategorien, Prozesselemente und Prozessschritte). Ferner wurden die Kernprozesse innerhalb des SCOR-Modells in der folgend beschriebenen zweiten Ebene in drei Prozessarten (Planungs-, Ausführungs- und Befähigungsprozesse) unterteilt, die den Charakter der jeweiligen Prozesse beschreiben (Details zum SCOR-Modell siehe auch Blog-Artikel vom 20.07.2015).
Als Ergebnis liegt nunmehr eine vollständige, von der Abfolge her zutreffende, schlanke und von doppelten Tätigkeiten freie Prozesskette vor. Daneben entstand eine zutreffende Darstellung der Unternehmensprozesse für interne aber auch für externe Adressaten (z.B. für Zertifizierungen). Zudem kann die Prozessdokumentation als Grundlage eines Lastenhefts für eine Anpassung des ERP-Systems dienen.
Durch einen Vergleich der optimierten Prozessbeschreibung mit dem Ist-Zustand wurden alle redundanten Tätigkeiten und überflüssige Prozess- und Abteilungsrücksprünge beseitigt.


Einführung / Implementierung
Wie aus der Analyse des Ist-Zustandes des Unternehmens erkennbar war, verfügten die Mitarbeiter weder über eine prozessorientierte Sichtweise noch über geeignete Methoden um sich zielführend in die Neugestaltung der Unternehmensprozesse einzubringen. Die Mitarbeiterschaft war geprägt von subjektiven Zielsetzungen, Ressortegoismus und Unsicherheiten. Erschwerend kommen Unklarheiten hinsichtlich der eigenen Positionierung innerhalb der Unternehmenshierarchie hinzu. Hieraus ergab sich, dass eine Neugestaltung der internen Supply Chain unter den gegebenen Rahmenvoraussetzungen in einem vertretbaren Zeitrahmen und ohne die Gefahr des Rückfalls in alte Prozessmuster nur mit einem radikalen Schnitt, also mit dem BPR-Ansatz (sofortige und vollständige Einführung des neuen Prozessmodells), möglich ist.


Wirkung
Konkrete Verbesserungen (in der Regel Verschlankungen) in den Prozessen wurden in den Bereichen Informationsflüsse (Vertriebsvorgang, Warenverfügbarkeit, Warenreservierungen, Tourenplanungen etc.), Kommunikation, Synchronisation (der Akteure und Tätigkeiten), Verstehen von Prozessen sowie Reduzierung von Ressortegoismus erreicht. Das führte dazu zu einer Erhöhung der Transparenz, der Entscheidungskompetenz und der Mitarbeitermotivation.


Aus monetärer Sicht  konnte die Kapitalbindung im Lager um 15% (entsprach etwa  T€ 100,0)  gesenkt werden. Zudem konnten zwei Mitarbeitern freigesetzt werden (entsprach ca. T€ 80,0 p.a.). Der Jahresüberschuss verbesserte sich in der Folge nachhaltig um etwa 20%.

M.A. Sharon Helmerichs
Helmerichs Business Consulting

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Kommentare: 2
  • #1

    Melting (Montag, 09 November 2015 00:09)

    Sehr geehrte Frau Helmerichs,
    Ihre Ausführungen zur "supply chain" interessieren uns sehr!
    In welchen Bereichen konnten sie diese - neben den o.g.- zum Einsatz bringen?
    Gibt es diesbezüglich Publikationen?

    Mfg,
    Melting e.



  • #2

    S. Helmerichs (Mittwoch, 18 November 2015 07:50)

    Guten Tag Herr/Frau Melting,
    vielen Dank für Ihren Besuch auf unserer Website und für Ihr Interesse an dem SCOR-Modell. Wir würden Sie bitten, uns Ihre Kontaktdaten zu übersenden damit wir Kontakt mit Ihnen aufnehmen können.

    Mit freundlichen Grüßen
    Sharon Helmerichs