Projektbericht: Prozessanalyse und Prozessoptimierung im Bereich der Bauwirtschaft

Inhalt dieses Projekts für ein Unternehmen der Bauwirtschaft war zunächst eine Analyse der bestehenden Prozesse und nachfolgend eine Umgestaltung und Optimierung dieser Prozesse unter Beachtung der Notwendigkeiten, die sich aus einer anstehenden Neustrukturierung der Unternehmensführung (hier: Unternehmensnachfolge) ergeben. Die in dem Unternehmen zu betrachtenden Prozesse sind den Funktionen Vertrieb und Kalkulation, Einkauf, Fertigung und Lieferung sowie den Controlling-Funktionen (Projekt- und Finanzcontrolling) zuzuordnen. Vorgabe unseres Auftraggebers war neben der Optimierung eine Umgestaltung der Prozesse, welche eine für die anstehende Unternehmensnachfolge (Reduzierung der Personen der ersten Führungsebene) hinsichtlich der Unternehmenssteuerung (Controlling) zutreffende Prozessstruktur zum Ergebnis hat. Ferner sollten aus der Prozessbeschreibung Stellenbeschreibungen für Mitarbeiter sowie ein Lastenheft für ein ERP-System ableitbar sein.

-Vorgehensweise

Als einleitende Schritte erfolgten zunächst eine Ist-Aufnahme mit anschließender Analyse und Bewertung des Ist-Zustands. Hierbei wurden insbesondere die Anforderungen, welche im Rahmen der Unternehmensnachfolge relevant sind, mit in die Analysen aufgenommen. Die weitere Vorgehensweise orientierte sich im Wesentlichen an dem sogenannten SCOR-Modell (vgl. auch frühere BLOG-Artikel).

-Ist-Aufnahme und Analyse

Da die bisherigen Organisations- und Prozessstrukturen in dem Unternehmen bereits in weiten Teilen beschrieben waren, konnte die Ist-Aufnahme im Rahmen von Interviews und unter Zuhilfenahme von vorhandenen Prozessbeschreibungen vergleichsweise knapp gehalten werden. Im Fokus standen hier insbesondere die Aufdeckung von redundanten (doppelten) Prozessen und Datenhaltungen. Umfangreicher waren in diesem Fall die Gespräche mit der Geschäftsführung, welche die Auswirkungen der geplanten neuen Führungsstruktur auf die Produktions- und Controlling-Prozesse zum Gegenstand hatten.

-Bewertung

Im Rahmen der Bewertung der Analysen konnten diverse Doppeltätigkeiten und in größerem Umfang doppelte Datenhaltungen ermittelt werden. Es entstanden somit hierdurch verursachte Ressourcenverknappungen, welche ihre Ursachen regelmäßig in vorhandenem Ressortegoismus und Unklarheiten in prozessbezogenen Zuständigkeiten hatten. Eine weitere Ursache lag in teilweise vorhandenem Unwissen einzelner Mitarbeiter über vorhandene und verfügbare Unternehmensdaten.

-Prozessoptimierung mit dem SCOR-Modell

Die Prozessoptimierung der Ausführungsprozesse (Execute-Prozesse) erfolgte nach der bereits in früheren Beiträgen beschriebenen hierarchischen Vorgehensweise des SCOR-Modells. Schwerpunkt der Optimierung lag in diesem Fall auf der Gestaltung der Controlling-Prozesse (Teil der Enable-Prozesse gem. SCOR-Modell). Hierbei wurde besonderes Augenmerk auf die Definition und die Beschaffung der steuerungsrelevanten Informationen gelegt. In der Folge wurden im Rahmen des Prozessdesigns die Zeitpunkte und Quellen der Informationsbeschaffung in die Prozessbeschreibungen eingearbeitet. In einem weiteren Schritt wurden sodann die Controlling-Prozesse selbst – ebenfalls nach Maßgabe des SCOR-Modells – definiert und im Rahmen der Prozessbeschreibungen dokumentiert.

Frank Helmerichs
Inhaber, Helmerichs Business Consulting